Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik
Arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang diolah dan disimpan di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya. Bentuk media arsip elektronik bermacam-macam dengan ketahanan penyimpanan yang berbeda-beda. Di dalam arsip elektronik ini juga terdapat beberapa prinsip-prinsip yang menurut International Council on Archives, adalah sebagai berikut:
Arsip Elektronik harus masuk dalam daur hidup sistem elektronik yang menciptakan arsip untuk menjamin pencipta dan retensi arsip elektronik, terpercaya dan terpelihara.
Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan terpelihara.
Adanya proses penilaian arsip elektronik.
Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk meminjam arsip elektronik dapat tersedia, dapat di akses dan di mengerti.
B. Pendekatan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
Adapun pendekatan dalam mengelola arsip elektronik ini adalah sebagai berikut:
Memindahkan Dokumen
Cara dalam memindahkan dokumen ini yaitu:
Scanning yaitu, memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar dapat disimpan di komputer.
Conversion yaitu, proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.
Importhing, metode ini dapat memindahkan data secara elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke elektronik.
Menyimpan Dokumen
Penyimpanan arsip harus dapat mengantisipasi perubahan teknologi baik hardware maupun software, peningkatan jumlah dokumen, dan bertahan dalam waktu yang lama. Penyimpanan ini harus dapat memastikan bahwa arsip terjaga, mudah diakses dan dikelolah dengan efektif.
Mengindeksi Dokumen
Pengindeksan pada arsip elektronik sama pentingnya seperti pada arsip yang tercetak karena indeks berguna untuk meletakkan dan temu kembali arsip atau informasi yang benar. Pengindeksan arsip elektronik hampir sama dengan arsip tercetak, hanya saja unit kerja menjadi field dan subjek menjadi keywoord.
Mengontrol Akses
Mengontrol Akses ini merupakan aspek yang terpenting di dalam manajemen arsip elektronik, karena semua yang terhubung dalam jaringan dapat mengakses dan membaca arsip tersebut. Sehingga perlu ada tingkatan yang berbeda antara pengguna dan juga mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan juga keamanan tersebut.
C. Teknik Pengelolaan Dokumen Manual dan Elektronik
Teknik Pengelolaan Dokumen Manual
Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip, yaitu:
Penciptaan
Tahap ini merupakan tahapan dasar guna untuk mengontrol perkembangan dokumen dan metapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi.
Pemanfaatan
Tahap ini merupakan tahapan implementasi dari aturan yang telah di susun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana menegfresensikan proses retival maupun pendeskripsian arsip kepada pihak yang berkepentingan.
Penyimpanan
Tahap ini merupakan tahap perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi.
Retrival
Tahap ini merupakan tahap untuk menitikberatkan pada lokasi dokumen yang dimaksud dengan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.
Disposisi
Tahap ini merupakan tahap pemeliharan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas untuk dimusnakan.
D. Teknik Pengelolaan Dokumen Arsip Elektronik
Peralatan yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik yaitu berupa perangkat keras (harware) dan perangkat lunak (software):
a) Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan. Beberapa hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain yaitu komputer/leptop, print, scanner, dan media penyimpanan (harddsik, flashdisk, MMC, CD).
b) Software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Beberapa software terkenal yang dapat digunakan untuk mengelola arsip elektronik yaitu E-Filling, SIMARDI, SIPAS, dan lain-lain.
